{"id":330,"date":"2010-07-13T23:00:00","date_gmt":"2010-07-13T21:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/?p=330"},"modified":"2016-10-06T13:32:03","modified_gmt":"2016-10-06T11:32:03","slug":"5-regole-per-eliminare-la-carta-dal-tuo-ufficio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/ecologia-tecnologia\/5-regole-per-eliminare-la-carta-dal-tuo-ufficio.html","title":{"rendered":"5 Regole per Eliminare la Carta dal tuo Ufficio"},"content":{"rendered":"

Anche se viviamo nell’era delle nuove tecnolgie le aziende non riescono a fare a meno della carta<\/strong> ed il motivo \u00e8 legato a diversi problemi. Si tratta spesso delle grandi aziende o enti governativi che non avendo apportato innovazione ai vecchi processi continuano ad interfacciarsi con i moduli cartacei richiesti e inviati spesso via fax.<\/p>\n

In molti paesi del mondo le vecchie abitudini\u00a0 stentano a declinare.<\/p>\n

\"Eliminare<\/p>\n

Tuttavia, esistono soluzioni software per eliminare il cartaceo<\/strong> che non richiedono l’infrastruttura di rete di una grande societ\u00e0. Facendo adesso un piccolo investimento tecnologico sar\u00e0 possibile salvare il tuo business per diverso tempo e potrai\u00a0 ridurre la dipendenza dallo spreco di materiale cartaceo.<\/p>\n

1. Individuare lo storage si immagazzinamento dei File<\/h3>\n

La prima cosa da fare perch\u00e9 nel nostro ufficio non ci sia pi\u00f9 carta \u00e8 quello di trovare un altro luogo dove mettere i nostri documenti<\/strong>. Generalmente questi posti di archiviazione vengono chiamati NAS<\/a>.<\/p>\n

I NAS<\/strong> sono semplicemente degli Hard Disk<\/a> condivisi nella rete LAN aziendale.<\/p>\n

Ad oggi ne esistono veramente di diversi tipi e se la vostra azienda \u00e8 cos\u00ec piccola ed ha quindi pochi documenti, quello di cui vi dovete attrezzare \u00e8 un NAS Casalingo (Home NAS) che attualmente possono arrivare fino 1-10 TeraByte (TB).<\/p>\n

2. Scanerizzare i Propri Documenti.<\/h3>\n

Se aveve gi\u00e0 documenti cartacei, questi si possono archiviare passando diverso tempo alla loro scannerizzazione.<\/p>\n

Gli scanner sono periferiche esterne al PC<\/strong>, oggi anche integrati nelle fotocopiatrici multifunzione che possono davvero fare a caso vostro.<\/p>\n

Generalmente scansione di un documento significa digitalizzarlo rasformandolo in una immagine. Quindi il pezzo di carta sar\u00e0 diventato una foto (immagine) del documento.<\/p>\n

Se l’immagine non \u00e8 sufficiente ai vostri archivi, potreste voler trasformare quelle immagini in testo digital<\/strong>e, cos\u00ec da poterlo modificare a piacimento.<\/p>\n

Quello di cui avrete bisogno \u00e8 un software OCR<\/a>. Sappiate che ne esistono diversi e che molti non sono cos\u00ec efficaci come si pensa.<\/p>\n

3. Creare la Struttura a Cartelle sul NAS<\/h3>\n

Una volta che avrete scannerizzato i vostri documenti potete procedere ad organizzare il vostro NAS<\/strong> come meglio credete.<\/p>\n

La struttura che dovrete applicare \u00e8 una struttura ad albero del vostro NAS in maniera tale che, quando ricercherete i vostri documenti andrete in un’unica direzione.<\/p>\n

Per esempio se avevate i documenti divisi in progetti ed ogni progetto consisteva in pi\u00f9 cartelle cartacee, potreste creare sul NAS una cartella del progetto e all’interno tante cartelle quante ve ne erano nella realt\u00e0.<\/p>\n

4. Pensare Bene al Nome dei Documenti Digitali<\/h3>\n

Per ottenere un buon risultato \u00e8 necessario che le “immagini” <\/em>dei documenti abbiano un nome bene preciso e che rispecchi una strategia di utilizzo perch\u00e9 tutti nell’azienda possano ricercare quei files senza perdite di tempo.<\/p>\n

Normalmente i nomi di files devono essere:<\/p>\n

    \n
  • corti (nomi descrittivi e lunghissimi servono a ben poco)<\/em><\/li>\n
  • descrittivi (attraverso abbreviazioni o codici i nomi dei files saranno utilizzimi al momento in cui occorrer\u00e0 ricercarli)<\/em><\/li>\n
  • strategici (stabilire una strategia che ne permetta subito il riconoscimento)<\/em><\/li>\n<\/ul>\n

    Se ci avvaliamo di programmatori all’interno dell’azienda potremmo decidere di far sviluppare loro un software per la ricerca e la gestione di questo archivio (ormai digitalizzato).<\/p>\n

    5. Mantenimento dell’archivio digitale dei nostri documenti<\/h3>\n

    Siamo ormai a buon punto. Abbiamo la nostra struttura ad albero dei documenti aziendali, abbiamo in documenti con un nome strategico, quello che manca \u00e8 il mantenimento della struttura.<\/p>\n

    Per mantenimento della struttura dei documenti intendo dire che non dovrebbe essere modificata facilmente e chiunque nell’azienda dovrebbe poterla utilizzare al meglio.<\/p>\n

    Procedre con i seguenti passi:<\/p>\n

      \n
    • come al punto precedente utilizzare un esperto informatico per farvi magari costruire o modificare il vostro software aziendale.<\/em><\/li>\n
    • pianificate backup giornalieri<\/strong> della struttura a NAS per essere sicuri che i documenti digitali non vengano persi.<\/em><\/li>\n
    • fate stampare i vostri dipendenti su FILE PDF e non sulla stampante (risparmierete carta ed i file potranno essere archiviati).<\/em><\/li>\n
    • fate in modo che tutto il sistema informatico sia gestito da un amministratore di sistema di cui potete fidarvi.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      \u00a0<\/p>\n

      \"Eliminare<\/p>\n

      Anche se viviamo nell’era delle nuove tecnolgie le aziende non riescono a fare a meno della carta<\/strong> ed il motivo \u00e8 legato a diversi problemi. Si tratta spesso delle grandi aziende o enti governativi che non avendo apportato innovazione ai vecchi processi continuano ad interfacciarsi con i moduli cartacei richiesti e inviati spesso via fax.<\/p>\n

      In molti paesi del mondo le vecchie abitudini\u00a0 stentano a declinare.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":329,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"wpai_meta_description":"","footnotes":""},"categories":[33],"tags":[813,812,811,450,395,814],"class_list":["post-330","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ecologia-tecnologia","tag-carta","tag-cartaceo","tag-digitalizzare","tag-pdf","tag-scanner","tag-scannerizzazione"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/330","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=330"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/330\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1583,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/330\/revisions\/1583"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media\/329"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=330"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=330"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.newstechnology.eu\/it\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=330"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}